Unternehmen versenden oft regelmäßig eine größere Anzahl an Dokumenten. Sie üben damit eine Tätigkeit aus, die noch nicht einmal im Ansatz zu ihren Kernkompetenzen gehört. Den Content erstellen, das ist ok, aber drucken oder gar versenden, auf keinen Fall. Ehe sie hierfür Personal aufbauen, zum Beispiel Festangestellte oder temporäre Aushilfen, sollten sich die Verantwortlichen lieber einen externen Partner suchen. Und zwar einen Partner, der sich auf Dokumentenmanagement spezialisiert hat. Das heißt, er führt professionell, verlässlich und nachprüfbar die Abwicklung durch und dokumentiert den Versand.

Doch was genau ist Dokumentenmanagement?

Der Begriff Dokumentenmanagement bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Dabei ist in der deutschen Sprache auch die Verwaltung digitalisierter, ursprünglich papiergebundener Schriftstücke in elektronischen Systemen gemeint. Zum Dokumentenmanagement gehört auch der Versand von wichtigen Vertragsunterlagen und Dokumenten. Diesen Versand müssen die Unternehmen  oft gesetzlich nachweisen. Vor allem, wenn unterschiedliche Kunden eine unterschiedliche Anzahl von Pflicht-Dokumenten (Blättern) erhalten. Viele Unternehmen hinterlegen die Daten der verschickten Dokumente, um die Dokumente vorzuhalten und auf Knopfdruck zu versenden. Es ist also oft eine kritische Aufgabe, was bedeutet, dass die Unternehmen eine 100%ige Verlässlichkeit im Versand verlangen.

Jeder Empfänger erhält mittels Dokumentenmanagement sein Dokument zur vereinbarten zeit und in der richtigen Form.
Zum Dokumentenmanagement gehört der garantierte Versand von Dokumenten

Jeder Empfänger soll nachweisbar seine Dokumente zur vereinbarten Zeit in einer definierten Form erhalten.

Zum Dokumentenmanagement gehört in der Regel ein Dokumentenmanagement-System, DMS genannt. Dort legen die Unternehmen die Dokumente digital ab, indexieren sie und machen sie dadurch schnell verfügbar. Die Verfügbarkeit ist meist ortsunabhängig, die Erreichbarkeit erfolgt über eine gesicherte Leitung. Oft müssen sie dabei dokumentieren, wie mit den Dokumenten verfahren wurde, und zeigen, dass den Gesetzen und Richtlinien genüge getan wurde. Sind die Dokumente erst einmal digital abgelegt, erleichtert das auch die Zusammenarbeit. Zum Beispiel, wenn zwei Mitarbeiter gleichzeitig auf das Dokument zugreifen und es bearbeiten wollen. Zu guter Letzt lassen sich auf Basis dieser digitalen oder digitalisierten Dokumente die Geschäftsprozesse automatisieren. So auch der Druck und der Versand durch eine Digitaldruckerei.

Enge Partnerschaft

Wir sind beim Dokumentenmanagement Partner von Unternehmen wie Banken, Sparkassen und börsennotierte Firmen. Entsprechend eingespielt sind unsere Abläufe. Einige der Unternehmen haben die Dokumente auch bei uns hinterlegt, natürlich absolut sicher. Also – wenn Sie wollen, können wir Sie von vielen arbeitsaufwendigen, lästigen Aufgaben befreien. Sie haben dann wieder Zeit für die interessanten, aufregenden und wirklich wichtigen Dingen des Berufslebens.